E-betekening
Inhoudstafel
- Wat is de e-betekening?
- Hoe verloopt de e-betekening?
- Hoe kan ik mezelf of mijn onderneming registreren?
3.1 Ik ben particulier.
3.2 Ik vertegenwoordig een onderneming. - Wat is de wettelijke basis?
1. Wat is de e-betekening?
De elektronische betekening of e-betekening is een nieuwe betekeningsmethode die sinds 24 februari 2020 kan worden toegepast, zowel in burgerlijke zaken als in strafzaken. Zij behelst geen fysieke afgifte meer, maar maakt het mogelijk om in digitale vorm een document te betekenen aan iemand. Hiervoor werd een beveiligd platform gecreëerd. De gerechtsdeurwaarder noch de bestemmeling zijn verplicht van deze werkwijze gebruik te maken.
2. Hoe verloopt de e-betekening?
Onderstaande instructievideo maakt duidelijk hoe de betekening concreet verloopt.
Hieronder kan u een schematisch overzicht en een korte toelichting vinden.
De e-betekening verloopt in 4 stappen.
Stap 1: de gerechtsdeurwaarder stelt de akte digitaal op
De gerechtsdeurwaarder stelt de akte op en ondertekent deze digitaal met zijn eID-kaart.
De gerechtsdeurwaarder kijkt in deze stap ook na of er reeds een “adres van elektronische woonstkeuze” (voor dit begrip, zie stap 2) gekend is in de betreffende databank en zal dat adres gebruiken. Indien dit niet zo is, zal de gerechtsdeurwaarder een e-mailadres gebruiken waarvan hij aanneemt dat dit door de bestemmeling wordt gebruikt (bijvoorbeeld omdat deze in een contractuele relatie werd gebruikt).
Stap 2: de gerechtsdeurwaarder verzoekt de bestemmeling om bevestiging tot elektronische betekening
De gerechtsdeurwaarder uploadt de akte naar het platform, dat het verzoek tot betekening zal valideren zodra een aantal formele voorwaarden (zoals het aanwezig zijn van een gekwalificeerde elektronische handtekening, de territoriale bevoegdheid van de gerechtsdeurwaarder, …) zijn vervuld.
Na validatie wordt vervolgens vanuit het platform een e-mail verstuurd naar het “gerechtelijk elektronisch adres” of het “adres van elektronische woonstkeuze” (of bij afwezigheid daarvan, een e-mailadres waarvan hij aanneemt dat dit door de bestemmeling wordt gebruikt). Het gerechtelijk elektronisch adres is een e-mailadres dat door de overheid zal worden toegekend als officieel elektronisch adres. Dit is helaas voorlopig nog toekomstmuziek en wordt hier verder buiten beschouwing gelaten. Het adres van elektronische woonstkeuze kan elk gewoon e-mailadres zijn.
Met deze e-mail wordt aan de geadresseerde gevraagd om te bevestigen dat de betekening elektronisch kan verlopen.
Met de verzending van dit verzoek start een termijn van 24 uur. Indien de bestemmeling de stappen 3 en 4 niet heeft afgerond binnen de 24 uur, zal de gerechtsdeurwaarder moeten overgaan tot een klassieke betekening, of een nieuw verzoek verzenden.
Stap 3: de bestemmeling reageert (of reageert niet) – deel 1
De bestemmeling kan door middel van een link in de e-mail de eerste bevestiging geven dat hij akkoord gaat met deze vorm van betekening.
Als hij na verzending van het verzoek zijn bevestiging niet geeft (omdat hij de e-mail niet opent, niet op de link klikt, …), moet de gerechtsdeurwaarder aanvaarden dat er geen elektronische betekening mogelijk is en overgaan tot een klassieke betekening.
Indien de bestemmeling zijn bevestiging wel geeft, heeft deze nog géén juridische gevolgen, maar wordt het wel mogelijk om de volgende stap te zetten. De bestemmeling komt op een beveiligde pagina terecht, waar hij kan inloggen op het platform door middel van (voorloping enkel) zijn elektronische identiteitskaart. Dit om zeker te zijn dat het wel degelijk de juiste persoon is aan wie wordt betekend.
Stap 4: de bestemmeling reageert (of reageert niet) – deel 2
Nadat hij op het platform is ingelogd, heeft de bestemmeling nogmaals de keuze om de betekening te bevestigen of te weigeren.
Indien hij de aanvaarding niet bevestigt, hij deze weigert of geen keuze maakt, is de betekening niet gebeurd. In dit geval moet de gerechtsdeurwaarder aanvaarden dat er geen elektronische betekening mogelijk is en overgaan tot de klassieke betekening.
Indien hij daarentegen opnieuw de aanvaarding bevestigt, wordt de betekende akte geopend en kan hij deze opslaan of afdrukken, en ontvangt de gerechtsdeurwaarder de melding dat de betekening gebeurd is en de akte gelezen is. In dit geval heeft de betekening plaatsgevonden.
Indien de bestemmeling wel nogmaals bevestigde, maar de akte om welke reden ook niet wordt geopend, is wettelijk voorzien dat de betekening heeft plaatsgevonden. In dat geval zal de gerechtsdeurwaarder wel nog een brief versturen naar de woonplaats of zetel van de geadresseerde om hem in te lichten over de elektronische betekening.
De wet voorziet dat bij een geldige elektronische betekening het tijdstip van verzending van het verzoek (zie stap 2) geldt als het ogenblik van betekening. Ook indien men pas 23 uur na het verzoek bevestigt en de akte opent. Dit is belangrijk omdat een betekening vaak bepaalde termijnen doet ingaan en het belangrijk is exact te weten wanneer de termijn begon te lopen.
3. Hoe kan ik mezelf of mijn onderneming registreren?
Wenst u of uw bedrijf uw betekeningen elektronisch te ontvangen? Dan moet u een adres van elektronische woonstkeuze, zoals voorzien in artikel 32quater/1 van het Gerechtelijk Wetboek, registreren. Dit is een e-mailadres waarop de gerechtsdeurwaarder u zal kunnen bereiken door u een “verzoek tot toestemming tot betekening op elektronische wijze” te sturen.
Let op:
- De betekening wordt pas volledig uitgevoerd op het opgegeven e-mailadres op voorwaarde dat u de e-mail opent en uitdrukkelijk toestemming geeft voor deze betekening, nadat u zich hebt geïdentificeerd met uw eID, en dit alles binnen 24 uur;
- Het is de gerechtsdeurwaarder die beslist over de wijze van betekening (traditioneel of elektronisch), behalve in strafzaken, waar het openbaar ministerie een betekening aan persoon (= traditioneel) kan eisen.
3.1 Ik ben een particulier.
Wilt u als particulier al uw betekeningen op elektronische wijze ontvangen, dan moet u dit formulier invullen om uw adres van elektronische woonstkeuze te registreren. U zal nog steeds bij elke elektronische betekening binnen de 24 uur moeten bevestigen dat u de betekening op elektronische wijze wilt ontvangen.
3.2 Ik vertegenwoordig een onderneming.
Via dit formulier geeft uw organisatie een mandaat aan één van haar medewerkers om in zijn/haar naam voor de organisatie in kwestie toe te stemmen tot een verzoek tot betekening op elektronische wijze, zoals bedoeld in artikel 32quater/1 van het Gerechtelijk Wetboek.
Het mandaat zal ingaan op de werkdag volgend op de ontvangst ervan. Beëindiging of wijziging van dit mandaat is mogelijk door dit te melden aan de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders via helpdesk@nkcn-cia.be. De beëindiging of wijziging zal van kracht zal zijn op de werkdag volgend op de ontvangst ervan.
4. Wat is de wettelijke basis?
- Artikelen 32quater/1 tot 32quater/3 Ger.W.
- Koninklijk besluit van 14 juni 2017 houdende uitvoering van de artikelen 32quater/1, §1 en 32quater/2 §§1 en 6 van het Gerechtelijke Wetboek.